Wat er op je factuur moet staan, en hoe lang je hem bewaart
Ongeveer 5 minuten lezen
Een factuur die niet klopt is geen vormfout. Ontbreekt er een verplicht gegeven, dan kan je opdrachtgever de btw niet aftrekken, en bij een controle is een rommelige facturenreeks de snelste manier om je hele administratie ter discussie te krijgen. Het goede nieuws is dat de eisenlijst kort is en dat je hem één keer goed zet, waarna elke volgende factuur vanzelf klopt.
Werk je via een bemiddelaar die je facturen voor je opmaakt, dan verandert dat niets aan wie verantwoordelijk is.
De gegevens die verplicht zijn
De Belastingdienst noemt elf punten. Je eigen naam en adres en die van je opdrachtgever, je btw-identificatienummer, je KVK-nummer, de datum van de factuur, een opeenvolgend factuurnummer, een omschrijving en de hoeveelheid van wat je hebt geleverd, de datum waarop je het hebt geleverd, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag. Blijft een factuur onder de 100 euro inclusief btw, dan gelden er lichtere eisen, maar daar loop je als kok zelden tegenaan: één dienst zit daar meestal al boven.
Wat je daar in de praktijk van merkt
Drie punten leveren het vaakst gedoe op. De omschrijving moet duidelijk maken wat je hebt gedaan, dus alleen het woord werkzaamheden is te mager en acht uur keukenwerk op 14 maart tegen 35 euro per uur niet. De leverdatum is de dag waarop je hebt gewerkt en niet de dag waarop je de factuur maakt; factureer je een hele week in één keer, dan zet je de periode erbij.
En je factuurnummers lopen op zonder gaten. Gooi je een factuur weg omdat er iets fout in stond, dan ontbreekt dat nummer in je reeks, en dat is precies wat een controleur als eerste opmerkt.
Een fout herstel je met een creditfactuur
Stond er een verkeerd bedrag of een verkeerd btw-tarief op een factuur die je al hebt verstuurd, dan maak je hem niet opnieuw op. Je stuurt een creditfactuur met een eigen, volgend nummer die naar de oorspronkelijke factuur verwijst en het bedrag terugdraait, en daarna stuur je de goede factuur. Zo blijft je reeks kloppen en is later te volgen wat er is gebeurd.
Had je de btw van de foute factuur al aangegeven, dan corrigeer je dat in je eerstvolgende aangifte.
Selfbilling: iemand anders typt, jij blijft verantwoordelijk
Bij Work Division maken wij je facturen wekelijks op, op basis van de diensten die je hebt gedraaid. Dat heet selfbilling en het mag, mits je het vooraf hebt afgesproken en je bezwaar kunt maken tegen een factuur die niet klopt. Wat niet verandert: het is en blijft jouw factuur. De btw erop is van jou, jij draagt hem af, en jij bent degene die erop wordt aangesproken als er iets niet klopt.
Controleer daarom je eerste factuur regel voor regel op uren, datums, tarief en btw. Zit er een fout in, meld hem meteen, want in een reeks van vijftig facturen valt de verkeerde na een half jaar niet meer op.
Zeven jaar bewaren, ook wat je niet zelf hebt gemaakt
Je administratie bewaar je zeven jaar. Dat geldt voor je verkoopfacturen, je inkoopbonnen, je bankafschriften, je contracten en je urenregistratie, en dus ook voor facturen die een bemiddelaar namens jou heeft opgemaakt. Alleen voor gegevens over onroerend goed is het tien jaar. Digitaal bewaren mag, en je bewaart het in de vorm waarin je het hebt gekregen: een factuur die als pdf binnenkomt bewaar je als pdf en niet als uitgeprint vel.
Eén map per jaar in je boekhoudpakket of in de cloud is genoeg, zolang je er over zes jaar nog bij kunt.
Wat je naast je facturen bewaart
Twee dingen die koks vaak niet bijhouden en die allebei geld waard zijn. Je uren: het urencriterium van 1.225 uur per jaar bepaalt of je recht hebt op de zelfstandigenaftrek en de startersaftrek, en daarin tellen ook je reistijd, je administratie en je acquisitie mee. Zonder registratie kun je dat niet aantonen. En je zakelijke kilometers: voor ritten met je eigen auto trek je in 2026 0,25 euro per kilometer van je winst af, mits je per rit de datum, de bestemming, de reden en het aantal kilometers hebt genoteerd. Bij 8.000 zakelijke kilometers is dat 2.000 euro minder winst, en dus minder belasting.
Veelgestelde vragen
Welke gegevens zijn verplicht op een factuur?
Elf: je eigen naam en adres en die van je opdrachtgever, je btw-identificatienummer, je KVK-nummer, de factuurdatum, een opeenvolgend factuurnummer, de omschrijving en hoeveelheid, de leverdatum, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag. Onder de 100 euro inclusief btw gelden lichtere eisen.
Hoe lang moet ik mijn facturen bewaren?
Zeven jaar, en voor gegevens over onroerend goed tien jaar. Dat geldt ook voor facturen die via selfbilling namens jou zijn opgemaakt en voor je urenregistratie.
Mag een opdrachtgever mijn facturen opmaken?
Ja, dat heet selfbilling. Voorwaarde is dat je het vooraf hebt afgesproken en bezwaar kunt maken tegen een factuur die niet klopt. De btw en de verantwoordelijkheid voor de inhoud blijven van jou.
Wat doe ik als er een fout in een verstuurde factuur staat?
Stuur een creditfactuur met een eigen, volgend nummer die naar de oorspronkelijke factuur verwijst, en daarna de goede factuur. Een factuur weggooien of overschrijven laat een gat in je nummerreeks achter.