Privacy- en cookieverklaring
PRIVACY- EN COOKIEVERKLARING
Work Division B.V. Laatste update: 23 september 2026
1. Identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke
Work Division B.V., gevestigd aan Hoge Zand 39, 2512 EL Den Haag en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 93225105, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacy- en cookieverklaring. Work Division treedt op als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Deze verklaring is van toepassing op bezoekers van onze website, kandidaten en sollicitanten, medewerkers, zelfstandige ondernemers (zzp'ers), opdrachtgevers en overige zakelijke relaties.
Voor vragen over deze verklaring of over de verwerking van persoonsgegevens kun je contact opnemen via privacy@workdivision.nl.
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij
Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening als bemiddelaar en uitzendorganisatie.
Van websitebezoekers verwerken wij onder meer het IP-adres, browser- en apparaatgegevens, websitegedrag en gegevens die vrijwillig via formulieren worden ingevuld.
Van kandidaten en medewerkers verwerken wij onder meer NAW-gegevens, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, geslacht, curriculum vitae (CV), werkervaring, referenties, beschikbaarheid, functievoorkeuren, urenregistratie, bankrekeningnummer, documentnummer en geldigheid van een identiteitsbewijs, verblijfs- of tewerkstellingsdocumenten indien wettelijk vereist en interne notities die relevant zijn voor bemiddeling.
Van zelfstandige ondernemers verwerken wij aanvullend gegevens zoals een KvK-uittreksel, btw-nummer, tariefafspraken, factuurgegevens, verzekeringsgegevens en indien noodzakelijk een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).
Van opdrachtgevers verwerken wij contactpersoongegevens, bedrijfsgegevens, KvK-nummer, btw-nummer, contractgegevens, factuurgegevens en relevante correspondentie.
3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor duidelijke en noodzakelijke doeleinden die verband houden met onze dienstverlening.
Wij gebruiken persoonsgegevens voor bemiddeling en plaatsing van kandidaten en zelfstandige ondernemers bij opdrachtgevers. Dit omvat het beoordelen van geschiktheid en beschikbaarheid, het opslaan van gegevens in ons Applicant Tracking System (ATS), het voorstellen van profielen en het delen van relevante gegevens met opdrachtgevers voor beoordeling en uitvoering van een opdracht.
Daarnaast verwerken wij persoonsgegevens voor planning, communicatie, urenregistratie en uitvoering van werkzaamheden.
Voor salarisverwerking, facturatie en financiële administratie werken wij samen met een payrollpartner en andere administratieve dienstverleners. Persoonsgegevens worden verwerkt om overeenkomsten uit te voeren en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder fiscale regelgeving.
Wij verwerken persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals fiscale bewaarplichten, identificatieverplichtingen en arbeidswetgeving. Indien wettelijk vereist kunnen gegevens worden verstrekt aan bevoegde instanties, waaronder de Belastingdienst of Justis.
Wij kunnen persoonsgegevens gebruiken voor marketing en communicatie, zoals het versturen van relevante informatie of vacature-updates en het tonen van gerichte advertenties via externe platforms. Waar wettelijk vereist gebeurt dit uitsluitend op basis van vooraf gegeven toestemming.
Voor analyse en verbetering van onze website maken wij gebruik van analytische tools. Dit gebeurt uitsluitend wanneer daarvoor toestemming is gegeven.
4. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld.
Sollicitatie- en inschrijfgegevens worden bewaard tot maximaal één jaar na het laatste contactmoment in het kader van actieve bemiddeling, tenzij eerder om verwijdering wordt verzocht.
Begin je aan het inschrijfformulier, aan het sollicitatieformulier op een vacature of aan een contact- of aanvraagformulier op workdivision.nl of meetworkdivision.nl, dan bewaren we wat je invult al tijdens het typen, ook als je het formulier niet verstuurt. Zo raakt het niet kwijt en kunnen we je helpen als het versturen niet lukte. Bij het sollicitatieformulier staat het eerst op je eigen toestel, in de lokale opslag van je browser, en verdwijnt het daar na zeven dagen, na het versturen of als je op "Wis wat er staat" tikt. Bij ons komt het binnen zodra je je naam, e-mailadres of telefoonnummer hebt ingevuld; bij het sollicitatieformulier pas als er een geldig e-mailadres of telefoonnummer staat. Verstuur je het niet, dan krijgt ons kantoor na een half uur een melding. Van ons krijg je daarover zelf geen bericht. Een cv bewaren we pas als je het formulier verstuurt.
Gegevens van medewerkers en zelfstandige ondernemers worden bewaard zolang de samenwerking loopt. Administratieve en fiscale gegevens worden bewaard conform de wettelijke bewaartermijn van minimaal zeven jaar.
Gegevens die worden gebruikt voor marketingdoeleinden worden bewaard totdat toestemming wordt ingetrokken of bezwaar wordt gemaakt.
5. Verstrekking aan derden en gebruik van externe systemen
Wij verstrekken persoonsgegevens uitsluitend indien dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening.
Relevante persoonsgegevens van kandidaten en zelfstandige ondernemers kunnen worden gedeeld met opdrachtgevers voor beoordeling en uitvoering van opdrachten.
Voor salarisadministratie, facturatie en financiële verwerking werken wij met een vaste payrollpartner, boekhoudsoftware, debiteurenbeheer en mogelijk een factoringmaatschappij. Alleen noodzakelijke gegevens worden gedeeld voor administratieve en financiële afhandeling.
Sollicitatie- en plaatsingsgegevens worden verwerkt binnen ons Applicant Tracking System (ATS) ten behoeve van werving en selectie.
Wij maken gebruik van externe software en cloudleveranciers voor CRM, planning, urenregistratie, e-mail (Google Workspace), automatisering, afsprakenplanning, online formulieren en marketing.
Schrijf je je in als zelfstandig ondernemer, dan lezen we de documenten die je aanlevert uit met behulp van AI. Zo controleren we of ze geldig zijn en bij jou en je onderneming horen. Een medewerker van ons beoordeelt de uitkomst.
In sommige gevallen werken wij samen met onderaannemers of externe dienstverleners. In dat kader kunnen beperkte persoonsgegevens, zoals naam en e-mailadres, worden gedeeld voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van diensten.
Voor analyse- en marketingdoeleinden maken wij gebruik van externe platforms zoals Google, Meta, LinkedIn en Indeed.
Indien wettelijk vereist kunnen persoonsgegevens worden verstrekt aan bevoegde overheidsinstanties.
6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Sommige van onze dienstverleners, waaronder aanbieders van analyse- en marketingplatforms, kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval zorgen wij voor passende waarborgen conform de AVG, zoals het toepassen van door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen.
7. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Dit omvat onder meer toegangsbeperking tot systemen, beveiligde verbindingen, versleutelde omgevingen en contractuele afspraken met externe dienstverleners.
8. Cookies
Onze website maakt gebruik van functionele, analytische en marketingcookies. Functionele cookies zijn noodzakelijk voor het correct functioneren van de website. Analytische cookies helpen ons inzicht te krijgen in het gebruik van de website en deze te verbeteren. Marketingcookies worden gebruikt om gerichte advertenties te tonen via externe platforms.
Voor analytische en marketingcookies vragen wij vooraf toestemming. Zolang je die niet hebt gegeven, worden ze niet geplaatst en worden de bijbehorende scripts niet geladen. Je kunt jouw keuze op ieder moment wijzigen via de knop Cookievoorkeuren onder aan iedere pagina.
Concreet gaat het om de volgende partijen. Onder statistieken valt Google Analytics 4, waarmee wij bijhouden welke pagina's bezocht worden en via welke zoekopdrachten mensen binnenkomen. Wij hebben daarbij ingesteld dat IP-adressen worden ingekort en dat er geen advertentiesignalen worden doorgegeven. Onder marketing valt de Meta-pixel, waarmee wij meten of advertenties op Facebook en Instagram tot een aanmelding leiden; die plaatst cookies die beginnen met _fbp. Jouw keuze zelf bewaren wij in de lokale opslag van je browser, niet in een cookie, en die vervalt na een jaar. Weiger je alles, dan blijft er niets achter behalve wat nodig is om de site te laten werken.
Vul je een formulier in, dan hebben we al vastgelegd waar je vandaan kwam: welke advertentie of zoekopdracht dat was en op welke pagina je binnenkwam. Dat staat in één regel in de sessieopslag van je browser, niet in een cookie, bevat geen persoonsgegevens en verdwijnt zodra je het tabblad sluit; pas als je het formulier zelf verstuurt, gaat die regel met je aanvraag mee.
9. Jouw rechten
Je hebt het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking, bezwaar tegen verwerking, gegevensoverdraagbaarheid en het intrekken van toestemming.
Een verzoek kan worden ingediend via privacy@workdivision.nl. Wij reageren uiterlijk binnen één maand. Indien je van mening bent dat wij jouw persoonsgegevens onjuist verwerken, kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
10. Wijzigingen
Work Division kan deze privacy- en cookieverklaring wijzigen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op onze website.