Wij plannen, jij kijkt mee

Je geeft door wat je nodig hebt: welke dag, welke tijden, welke functie en hoeveel mensen. Bellen of appen is genoeg. Wij zetten de dienst uit, benaderen medewerkers en vullen hem. Je hoeft niets in te vullen om personeel te krijgen.

Welke medewerkers een dienst te zien krijgen bepalen wij. Dat is planwerk, geen instelling die jij moet bijhouden. Is een dienst nog niet vol, dan zoeken wij door zonder dat je erachteraan hoeft.

Een dienst wordt bevestigd zodra hij helemaal vol is. Pas daarna kan een medewerker zijn gewerkte uren registreren.

Zodra je account is aangemaakt krijg je automatisch een mail met je inloggegevens. Kijk ook even in je spam als je hem niet ziet. Ga naar klant.werken-workdivision.nl en log in met het e-mailadres en wachtwoord uit die mail. Wachtwoord kwijt? Vraag een nieuw wachtwoord aan op het inlogscherm.

Let op het adres: het begint met klant. Sta je op een ander Work Division-adres, dan krijg je een melding dat je niet de juiste rechten hebt. Dat betekent niet dat je wachtwoord fout is, maar dat je op de verkeerde plek staat.

De Work Division-app is een schil om datzelfde portaal heen. Je logt in met dezelfde gegevens en je ziet hetzelfde. Alles wat hieronder staat kun je dus net zo goed op je telefoon bekijken als achter je laptop.

Je medewerkers gebruiken diezelfde app om hun beschikbaarheid door te geven, hun rooster te bekijken en na afloop hun uren te registreren. Zij zien alleen hun eigen kant, jij ziet jouw diensten.

Onderin het portaal staan vier onderdelen: Planning, Urenbriefjes, Medewerkers en Facturen. Samen beantwoorden ze de vragen die je anders zou bellen.

Planning: staat het er al?

Het Planboard is een maandkalender met je diensten. Achter elke dienst staat een teller. 0 / 1 betekent dat er één persoon gevraagd is en dat er nog niemand op staat. 1 / 1 betekent vol. Vroeg je drie mensen, dan loopt de teller door tot 3 / 3. Zo zie je in één blik hoe ver een dienst staat.

Urenbriefjes: hoeveel is er geschreven?

Een medewerker registreert zijn eigen gewerkte uren in de app, vanaf het begin van de dienst tot ongeveer drie uur na de geplande eindtijd. Dat kan pas nadat de dienst bevestigd is.

Die uren staan onder Urenbriefjes, met de naam van de medewerker, de dienst en de locatie, de gewerkte uren en het totaal. Dit is de basis voor je factuur. Klopt er iets niet, meld het dan voordat de factuur de deur uitgaat.

Medewerkers en facturen

Onder Medewerkers staan de mensen die voor je werken of gewerkt hebben. Onder Facturen staan de facturen van Work Division, zodat je de uren en het bedrag naast elkaar kunt leggen zonder ze op te vragen.

In het menu staan verder Notificaties & updates, waar je instelt of en hoe je bericht krijgt, bijvoorbeeld zodra een dienst bevestigd is, en Bedrijfsinstellingen met je bedrijfsgegevens.

Dit is het enige wat je zelf kunt doen aan de bezetting, en het hoeft niet. Ken je de mensen die bij je werken, dan hoef je niet te wachten tot wij bellen.

Stellen wij een medewerker voor, dan zie je die in je portaal staan met de keuze om hem toe te voegen of af te wijzen. Herken je de naam, dan zet je hem er zelf op. Doe je niets, dan pakken wij het op. Er blijft niets liggen omdat jij niet gekeken hebt.

Heb je een vaste ploeg, dan gaat het nog sneller: een medewerker uit zo'n poule die zich aanmeldt staat direct op de dienst, zonder tussenstap. Wil je zo'n vaste ploeg, geef de namen door, dan zetten wij hem klaar.

Het kan, maar het is niet de snelste weg. Bel of app ons de dienst door en hij staat erin. Wil je het toch zelf doen, bijvoorbeeld buiten kantooruren, dan gaat dat zo.

Op het Planboard staat de knop Nieuw event aanmaken. Het scherm dat opent heet Nieuwe dienst aanmaken. Je vult de naam van de dienst in, de locatie, de datum, de tijden en welke functie je nodig hebt met hoeveel mensen. Je kledingvoorschriften uit de briefing staan er al klaar; klopt het voor deze ene dienst niet, dan pas je het hier aan.

Meldtijd en starttijd zijn twee losse velden. De meldtijd is het moment waarop iemand bij je moet zijn, de starttijd het moment waarop het werk begint. Wil je dat iemand eerder aanwezig is om zich om te kleden, zet de meldtijd dan vroeger. Vul je overal dezelfde tijd in, dan is er geen aparte aankomsttijd.

Over de regio's in dit scherm hoef je niet na te denken. Welke medewerkers een dienst te zien krijgen bepalen wij, en dat zetten wij goed zodra je aanvraag binnen is.

Doet de knop Nieuw event aanmaken niets, dan staat je account op Supervisor in plaats van Contactpersoon. Een supervisor kijkt mee maar zet geen diensten uit. Laat het ons weten, dan zetten wij het om. En loop je ergens anders in dit scherm vast: bel ons de dienst door, dan zetten wij hem uit.